RUOLI BEN DEFINITI PER TENERE ALTA LA PRODUTTIVITÀ E LA MOTIVAZIONE IN AZIENDA.
L’importanza della comunicazione efficace in azienda
Ogni anno, senza rendersene conto, troppe aziende sprecano migliaia di ore di lavoro per mancanza di chiarezza nella definizione dei ruoli, degli incarichi e delle responsabilità dei loro collaboratori. E non solo. Una maggiore trasparenza nella comunicazione dall’alto verso il basso e viceversa, così come anche tra reparti, può evitare:
enormi ed inutili perdite di denaro
incomprensioni
sovrapposizioni
una scarsa motivazione tra i collaboratori, che non si sentono sufficientemente aggiornati e coinvolti
I ruoli devono essere stabiliti in anticipo ed assegnati, spiegando ad ognuno le proprie mansioni con chiarezza (meglio ancora se documentando tutto).
Management Check-Up.
Quante volte, come Manager, ti è capitato di doverti ripetere mille volte e di dover intervenire per risolvere situazioni di stallo?
Ti trovi spesso a parlare delle stesse cose, sempre con gli stessi collaboratori?
Quante volte senti dei collaboratori lamentarsi tra loro della mancata chiarezza nella definizione dei ruoli? Della serie… “No ma io pensavo lo facesse lui”.
E quanto volte anche io sento dire ad imprenditori, manager e responsabili lamentandosi: “Sempre lui! Ormai dovrebbe sapere come gestire quella situazione!”
Se ti suona familiare, questo articolo ti sarà di grande aiuto per renderti conto di come potresti gestire con maggiore efficacia ed efficienza i tuoi collaboratori.
Non è Tutta Colpa dei Collaboratori.
La mia esperienza sia come quadro sia come business coach mi insegna che i Manager non sono sempre in perfetto contatto con la realtà. È proprio per questo motivo che chiedo sempre al AD o DG, prima di iniziare un percorso di crescita aziendale, di poter parlare a quattr’occhi con più collaboratori possibili, a diversi livelli dell’organizzazione, per scovare tutte le criticità.
Nei colloqui individuali una delle domande che faccio sempre è: “di che cosa ti occupi?”. Non ci crederai ma almeno il 40% delle volte mi sento rispondere in modo vago e confuso.
Infatti spesso le risposte iniziano con, “beh, allora sono stato assunto per fare ______, ma a volte lo fa anche Giuseppe. Non è molto chiaro.” Oppure, “diciamo che mi occupo di _______”.
Insomma, i collaboratori spesso non sembrano avere chiari neanche i confini delle proprie mansioni; ci sono sempre delle aree grigie del loro lavoro.
Alcune persone ho scoperto che erano state addirittura assunte senza che gli venisse spiegato nel dettaglio che lavoro avrebbero dovuto svolgere in azienda.
Anche se tu magari non commetti questo grave errore, credimi quando ti dico che succede molto più spesso di quanto potresti pensare.
È assurdo…
Questi colloqui diretti per me sono fondamentali per permettermi di:
ottenere credibilità senza impormi;
capire cosa sta realmente accadendo in azienda;
verificare la veridicità della versione dei fatti fornita dalla direzione e non dovermi fidare ciecamente di quello che mi dice il capo. (Questo lo dico non per cattiveria, ma semplicemente perché meglio capisco la vera situazione, più possibilità ho di aiutare il mio cliente a raggiungere il suo obiettivo di gestire al meglio i suoi collaboratori).
Il Manager spesso attribuisce la colpa di queste incomprensioni al dipendente, che sembra non capire o non volerlo fare, ma nella maggior parte dei casi ho capito che non è così.
Se ad esempio i casi di incomprensione o di mancata chiarezza iniziano ad essere più di un solo caso isolato, è molto probabile che il problema stia proprio nel metodo comunicativo del Manager.
In passato, quando spiegavo qualcosa a un collaboratore, usavo una frase che ora non utilizzo più. Dopo la seconda o la terza volta che ripetevo la stessa cosa ed egli non riusciva a ripetermi esattamente quello che gli avevo chiesto o che gli avevo detto e non era quindi in grado di seguire le mie indicazioni, io spesso dicevo: “Non hai capito!”.
Spesso mi arrabbiavo anche per il tempo che “mi faceva perdere”.
Invece ora, grazie ai miei studi di comunicazione, ho imparato a mettere in discussione anche la mia comunicazione. Adesso, se spiego qualcosa a qualcuno e non riesce a capirmi, penso che probabilmente “mi sono espresso male.” oppure, “non mi sono spiegato bene.”
Talvolta il Manager non ha la formazione necessaria per rivestire il ruolo di gestione che occupa e per questo motivo non riesce a chiarire ruoli e responsabilità: semplicemente il problema è che nessuno glielo ha mai insegnato!
Situazioni Poco Chiare Minano la Produttività Aziendale.
Ruoli non ben stabiliti creano inevitabilmente incomprensioni e gravi perdite di tempo!
La mancanza di chiarezza può incidere negativamente sulla produttività, sull’efficienza dell’azienda, sulla motivazione dei collaboratori e sulla credibilità della direzione.
Come? Quando c’è confusione in aziende e le cose non sono ben definite.
Ovviamente la situazione non deve essere “chiara” solo per te, ma anche per i collaboratori!
Loro si aspettano che sia tu a “fare ordine”.
Se non lo farai, allora potranno pensare che tu non abbia “la stoffa” per sistemare le cose oppure che non hai le competenze per farlo. Questo incide negativamente sul modo in cui sei visto dai tuoi subordinati. Quindi il Manager ne perde in immagine e credibilità, così come potrebbe accadere anche all’azienda stessa agli occhi del mercato, se questa confusione venisse percepita anche dai i clienti esterni per esempio.
MENO Chiarezza PIU’ Perdita di Tempo.
Talvolta non basta semplicemente “dire” una cosa ma anche accertarci che, ciò che a noi magari sembra chiarissimo, sia stato recepito anche dagli altri.
Potrebbe essere necessario spiegare il concetto un’altra volta in MODO DIVERSO e più in linea con la modalità di comunicazione preferita del tuo interlocutore. In altre parole, se riesci a trovare “le chiavi di lettura” per comunicare in modo efficace con i tuoi collaboratori, potrai finalmente avere una maggiore probabilità di ottenere dai loro quello che chiedi, risparmiando tempo ed incrementando la produttività aziendale.
E così potrai finalmente dire: “Ok, le cose vengono fatte finalmente come voglio io!”.
La cosa più importante è non pensare che questa situazione, soprattutto in un’azienda grande e con molti dipendenti, sia normale!
Assolutamente no, è solo un modo per eludere un problema in realtà molto grave! In altre parole, se pensi che sia normale, per te molto probabilmente lo sarà sempre.
Il Mio Consiglio per Chiarire i Ruoli in Azienda.
Come spiego nei miei percorsi, quello che puoi fare per risolvere il tuo problema è innanzitutto:
• disegnare i flussi operativi e le relative procedure;
• creare dei KPI per il controllo dei flussi;
• creare schede di valutazione e valorizzazione per i collaboratori (inizia da te e il tuo management team o team di responsabili), valutando mansioni, competenze e caratteristiche personali di ogni sottoposto. La cosa migliore da fare è creare le schede coinvolgendo direttamente i collaboratori in questione (il coinvolgimento genera impegno) ed usarle per definire ruoli, responsabilità e aspettative;
• far fare percorsi di formazione e crescita al team di manager per aiutarlo a capire bene il processo di gestione dei collaboratori;
• indire, usando le schede, sessioni individuali periodiche di valutazione con i singoli collaboratori. (Questo ti aiuta a parlare di cose concrete).
Posso immaginare quello che stai pensando: “Ma sei matto! Devo fare tutta quella roba?! Ma quando avrò mai il tempo per farla?!”.
Ti rispondo come avrebbe probabilmente fatto Abraham Lincoln in una situazione del genere: “Se avessi sei ore per abbattere un albero, userei le prime tre ore per affilare l’ascia.”
Le cose da fare sembrano molte, ed effettivamente lo sono, ma se impari a farle, il tuo lavoro, la tua gestione e la qualità della tua vita migliorerà notevolmente. Te lo dice uno che lo ha fatto e lo ha fatto fare a tanti altri manager o titolari di aziende. Quindi so cosa vuol dire gestire le tue risorse umane con metodo e come questo ti permette che facciano esattamente quello che vuoi tu!
Se per te è troppo o non sai dove iniziare, io ti posso dare una mano con il mio aiuto diretto come coach. Potrei lavorare solo con te, come ho già fatto, come tanti altri titolari di aziende, Oppure posso lavorare con te insieme al tuo team di manager e responsabili. Decidi tu. In ogni caso, è assolutamente fattibile!
Ricordati che non sei solo: io sono qui proprio per accompagnarti passo dopo passo nella tua scalata ad una gestione migliore e più efficace..
Luigi Gallo
